（五）若日後需要查閱存放在郵局的存證信函副本，只要到郵局填具申請書即可。 但必須注意郵政處理規則第34條第2項及中華郵政股份有限公司郵務營業規章第116條的規定，留存在郵局的存證信函副本，郵局僅保存3年。 存證信函用雙掛號寄出，雙掛回執聯能證明收件人何時收到信件，建議與寄件人留存的副本釘在一起，妥善保存。
指將相同內容的文件，複製或複印成3份的形式，各交付予不同之人，卻可產生相同的使用或證明效果。 例如雙方訂立買賣契約，做成書面時，通常會做成一式兩份，也就是做成兩份一模一樣的買賣契約，由雙方當事人各執一份。 而存證信函之所以要一式三份，乃是因為一份要要交寄給收件人、一份留存在郵局，另一份則由寄件人收執。
存證信函: 存證信函被退回，收件人拒收存證信函怎麼辦？
最常見的情形就是有糾紛發生，還談不攏的時候，或是將來可能會需要進一步走到法院訴訟的情形時，都可以用到。 一般人在作意思表示時，固然可以用對話的方式，譬如面對面或打電話向對方表示訂購一批貨物，但如果涉及到日後訴訟需要舉證證明有無作過某一意思表示時，對話的方式常會發生口說無憑的窘境，因此「非對話」就成為首選的方式。 收到存證信函時，可能多少會感到擔心與害怕，不知如何是好。 如果存證信函只有一位收件人，寫好存證信函後，請準備一式三份（單面列印），在第一頁右上角寄件人名字處簽名或蓋章，另在每頁騎縫處蓋章（三份都是），如果收件人較多，則每增加一人就多印一份。 意思表示：當希望督促對方履行契約或行使權利，或想要解除或終止彼此間的契約關係時，也可以利用『存證信函』作為一種正式的意思表示。
- 依郵件處理規則第三十四條第二項之規定，存證信函留存郵局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。
- 我們時常聽到新聞事件裡有糾紛發生時，就會提到「存證信函」這個詞，聽起來不免給人受到威脅、害怕的感覺。
- 如寄件人或收件人不止一人，每多一寄件人或收件人均須多準備一份。
- 跟存證信函相同功用的還有律師函，律師函是委託律師出面撰寫的信函，格式跟存證信函不同，但是都有證明告知的用途。
- 收到存證信函時，可能多少會感到擔心與害怕，不知如何是好。
- 存證信函最主要是要達成法律上『證據保存』、『告知』(一般告知、催告、解約等等)及防範未然的功用。
- 只是要注意寄件者在存證信函上註明須在多久前回覆，否則對方可能就會